Warsteiner
ELA – Digitale Vertrags- & Leistungsverwaltung: Vertriebsprozesse mit Power Platform & SAP-Integration
Projektübersicht
Für Warsteiner wurde unter dem Projektnamen „ELA" eine umfassende Power-Platform-Lösung zur digitalen Vertrags- und Leistungsverwaltung entwickelt und produktiv gesetzt. Im Mittelpunkt steht eine Model-Driven App auf Microsoft Dataverse mit einem konfigurierbaren Wirtschaftlichkeitsrechner für unterschiedliche Vertriebsvertragsarten. Die Lösung integriert strukturierte Genehmigungsprozesse, eine SAP-Anbindung sowie eine vollständige ALM- und Production-Readiness-Strategie. Ziel war die Ablösung manueller, dezentraler Prozesse durch eine zentrale, revisionssichere Plattform für Vertriebsinnendienst, Außendienst und Großhandel. Nach dem erfolgreichen PROD-Deployment als Managed Solution läuft seit Juni 2026 die Projektphase 2, die die Plattform um Risiko-Score- und Bonitätsintegration, Historisierung mit Vertragsreaktivierung sowie eine automatisierte Nachverfolgung von Kundendokumenten erweitert.
Ergebnisse im Überblick
Wirtschaftlichkeitsrechner V2
Der Wirtschaftlichkeitsrechner wurde in Version 2 als eigenständiges Teilprojekt umgesetzt und vollständig abgeschlossen – von der Datenmodellierung über Admin- und Kalkulator-App bis zur Qualitätssicherung.
Datenmodell
Eigenes Dataverse-Datenmodell für die Kalkulationslogik: Vertragsarten, Leistungskomponenten und Berechnungsparameter werden strukturiert abgebildet und bilden das Fundament des Rechners.
FertigAdmin-App
Eine dedizierte Admin-App erlaubt Fachadministratoren die Pflege der Berechnungsparameter und Konfigurationen – ohne Entwicklereingriff und ohne neue Deployments.
FertigKalkulator (Canvas App)
Der Kalkulator führt Anwender als Canvas App durch die Wirtschaftlichkeitsbewertung je Vertragsart und liefert vergleichbare Ergebnisse auf Basis einheitlicher Berechnungslogik.
FertigQuality Assurance
Ein eigener QA-Strang sicherte die Berechnungs- und Ergebnisqualität des Rechners vor der Übergabe an die Fachbereiche systematisch ab.
FertigProjektphase 2 – seit 06/2026
Nach der erfolgreichen Produktivsetzung wurde die Weiterentwicklung der Plattform als eigenständige Projektphase 2 beauftragt. Sie läuft seit Juni 2026 und umfasst neben dem Gesamtprojektmanagement die folgenden Themenblöcke:
Fachkonzepte, Pflichtenhefte & Lastenheft
FertigProjektphase 2 wurde strukturiert vorbereitet: Fachkonzepte je Themenblock, daraus abgeleitete Pflichtenhefte und ein konsolidiertes Lastenheft bilden die verbindliche Grundlage für Umsetzung und Abnahme.
Risiko-Score- & Bonitätsintegration
In ArbeitIntegration einer Bonitätsauskunft und eines Risiko-Scores in den Vertragsprozess, damit Wirtschaftlichkeits- und Risikobewertung eines Vertrags an einer Stelle zusammenlaufen.
Historisierung & Reaktivierung
In ArbeitHistorisierung von Verträgen inklusive Reaktivierung und Vertragskopie: Auslaufende oder geänderte Verträge lassen sich nachvollziehbar fortschreiben, ohne die Historie zu verlieren.
Automatisierte Dokumenten-Nachverfolgung
In ArbeitKundendokumente werden systemgestützt eingeholt und automatisiert nachverfolgt – offene Unterlagen werden sichtbar gemacht und nachgehalten, statt manuell erinnert zu werden.
Projekt im Detail (Case Study)
Problemstellung / Herausforderung
Warsteiner verwaltete Vertriebsverträge – darunter Sponsoring-Vereinbarungen, Leihstellungen, Werbekostenzuschüsse und Rückvergütungen – bislang in verteilten, manuellen Prozessen ohne einheitliche digitale Plattform. Dies führte zu fehlender Transparenz über Vertragsstatus und Leistungserbringung sowie zu aufwändigen, fehleranfälligen Wirtschaftlichkeitsbewertungen je Vertragsart. Genehmigungsworkflows liefen informell ab und waren weder nachvollziehbar noch revisionssicher dokumentiert. Eine fehlende SAP-Integration erschwerte zudem den Abgleich mit den kaufmännischen Systemen. Der Bedarf an einer zentralen, strukturierten und auditfähigen Lösung war klar definiert.
Meine Rolle & Beitrag
Als Power Platform Solution Architect verantworte ich die gesamte Konzeption und Umsetzung der Lösung – von der Anforderungsanalyse mit den Fachbereichen über die Architektur des Datenmodells bis zur Produktivsetzung. Ich entwarf die Model-Driven App auf Dataverse, implementierte den konfigurierbaren Wirtschaftlichkeitsrechner und modellierte sämtliche Business Process Flows und Genehmigungsworkflows. Darüber hinaus baute ich die ALM-Strategie mit Managed Solutions und den dreistufigen Umgebungstransport (DEV/UAT/PROD) auf und stellte die Production Readiness durch DLP-Richtlinien, CoE-Monitoring, Service-Accounts und Audit-Logs sicher. Ich begleitete die Stabilisierungsphase im Integrationstest vor dem Go-Live. Seit Juni 2026 verantworte ich zusätzlich das Gesamtprojektmanagement der Projektphase 2 – inklusive der Erstellung von Fachkonzepten, Pflichtenheften je Themenblock und einem konsolidierten Lastenheft als verbindlicher Umsetzungsgrundlage.
Lösungsansatz & Architektur
Die Lösung basiert auf einer Model-Driven App mit einem umfangreichen Dataverse-Datenmodell, das sämtliche Vertragsarten und Leistungskomponenten strukturiert abbildet. Ein konfigurierbarer Wirtschaftlichkeitsrechner ermöglicht die Bewertung von Sponsoring-Verträgen, Leihstellungen, Werbekostenzuschüssen und Rückvergütungen anhand einheitlicher Berechnungslogik. Power Automate steuert mehrstufige Genehmigungsprozesse und Business Process Flows, die den Lebenszyklus jedes Vertrags transparent und nachvollziehbar machen. Die SAP-Integration sorgt für einen konsistenten Datenaustausch mit den kaufmännischen Systemen. Für den Betrieb wurde eine dedizierte Operations-Solution mit Backup-Strategie, CoE-Monitoring und Audit-Logging eingerichtet, und der Solution-Transport über DEV-, UAT- und PROD-Umgebungen per Managed Solutions stellt einen kontrollierten Releaseprozess sicher.
Technische Details & Kernfunktionen
Model-Driven App & Dataverse-Datenmodell
Kernstück der Lösung ist eine Model-Driven App auf Microsoft Dataverse mit einem umfangreichen, relationalen Datenmodell. Es bildet alle relevanten Vertragsarten, Leistungskomponenten, Vertragspartner und Statusübergänge strukturiert ab und bietet eine einheitliche Oberfläche für Vertriebsinnendienst, Außendienst und Großhandel.
Wirtschaftlichkeitsrechner V2
Für jede unterstützte Vertragsart – Sponsoring, Leihstellungen, Werbekostenzuschüsse und Rückvergütungen – wurde der Wirtschaftlichkeitsrechner in Version 2 umgesetzt: mit eigenem Datenmodell, einer Admin-App zur Parameterpflege, einem Kalkulator als Canvas App und einem dedizierten QA-Strang. Die Berechnungslogik ist parametrisierbar und ermöglicht eine standardisierte, vergleichbare Bewertung unterschiedlicher Vertriebsverträge.
Business Process Flows & Genehmigungsworkflows
Mehrstufige Genehmigungsprozesse und Business Process Flows wurden mit Power Automate modelliert und steuern den vollständigen Lebenszyklus jedes Vertrags. Alle Statusübergänge und Freigaben sind nachvollziehbar dokumentiert und erfüllen die Anforderungen an Revisionssicherheit und Audit-Trails.
SAP-Integration
Über eine dedizierte SAP-Integration werden Vertragsdaten und Leistungsinformationen mit den bestehenden kaufmännischen SAP-Systemen von Warsteiner synchronisiert. Dies eliminiert Medienbrüche und stellt die Konsistenz zwischen operativer Vertragsverwaltung und buchhalterischer Verarbeitung sicher.
ALM-Strategie & Solution-Transport
Eine strukturierte ALM-Strategie mit dreistufigem Umgebungsmodell (DEV/UAT/PROD) wurde auf Basis von Managed Solutions implementiert. Releases durchlaufen einen kontrollierten Transportprozess inklusive Integrationstest-Phase vor dem Go-Live, was Stabilität und Nachvollziehbarkeit aller Änderungen gewährleistet.
Production Readiness & Governance
Zur Betriebsabsicherung wurden DLP-Richtlinien für die PROD-Umgebung, CoE-Monitoring über das CoE Starter Kit, dedizierte Service-Accounts, Audit-Logs und eine Backup-Strategie in einer eigenen Operations-Solution eingerichtet. SharePoint Online dient als ergänzende Dokumenten- und Konfigurationsablage.
Ergebnisse & Mehrwert
Die Lösung wurde als Managed Solution produktionsreif in die PROD-Umgebung deployt und schafft bei Warsteiner eine zentrale, digitale Plattform für die gesamte Vertrags- und Leistungsverwaltung im Vertrieb. Manuelle, verteilte Prozesse werden durch strukturierte, revisionssichere Workflows ersetzt, was Transparenz und Nachvollziehbarkeit über alle Vertriebsverträge deutlich erhöht. Der Wirtschaftlichkeitsrechner V2 ermöglicht eine standardisierte Bewertung unterschiedlicher Vertragsarten und unterstützt fundierte Vertriebsentscheidungen; die SAP-Integration beseitigt Medienbrüche zwischen operativer Verwaltung und kaufmännischen Systemen. DLP-Richtlinien, CoE-Monitoring und bestandene Integrationstests der ELA 2.0 sichern den stabilen Produktivbetrieb ab. Das stärkste Vertrauenssignal: Seit Juni 2026 läuft die beauftragte Projektphase 2, die die Plattform um Risiko-Score- und Bonitätsintegration, Historisierung und automatisierte Dokumenten-Nachverfolgung erweitert.
Gemeisterte Herausforderungen & Lernerfahrungen
Komplexes Datenmodell für vielfältige Vertragsarten
Die Abbildung sehr unterschiedlicher Vertragsarten – von Sponsoring bis Rückvergütungen – in einem einheitlichen, flexiblen Dataverse-Datenmodell erforderte intensive Anforderungsanalyse und iterative Modellierung gemeinsam mit den Fachbereichen. Durch enge Abstimmung mit Vertriebsinnendienst, Außendienst und Großhandel konnten alle Anforderungen in einer konsistenten Architektur vereint werden.
SAP-Integration im Power-Platform-Kontext
Die Anbindung von SAP an eine Power-Platform-Lösung stellt technische und organisatorische Herausforderungen hinsichtlich Datenkonsistenz, Authentifizierung und Fehlerbehandlung. Durch strukturierte Integrationsplanung und eine Stabilisierungsphase im Integrationstest vor dem Go-Live konnte eine zuverlässige Synchronisation sichergestellt werden.
Production Readiness als integraler Bestandteil
Governance-Aspekte wie DLP-Richtlinien, Service-Accounts, Audit-Logs und CoE-Monitoring wurden nicht nachträglich, sondern von Beginn an als fester Bestandteil der Lösungsarchitektur eingeplant. Diese Herangehensweise vermied typische Nachbesserungen kurz vor dem Go-Live und sicherte einen stabilen Produktivbetrieb von Tag eins.
ALM und kontrollierter Solution-Transport
Der Aufbau eines dreistufigen Umgebungsmodells mit Managed Solutions und definiertem Transportprozess erforderte klare Konventionen und Disziplin im gesamten Entwicklungsprozess. Das Ergebnis ist ein nachvollziehbarer, risikoarmer Releaseprozess, der auch die Weiterentwicklungen der Projektphase 2 strukturiert absichert.
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