Volksbank Odenwald (Vereinigte Volksbank Raiffeisenbank eG)
Digitales Vorstandssekretariat: M365-Governance & KI-Agenten mit Langdock
Projektübersicht
Für die Vereinigte Volksbank Raiffeisenbank eG (VVRB) digitalisiere ich das Vorstandssekretariat („Vorstandsstab") auf Basis von Microsoft 365 und SharePoint. Das Projekt verbindet drei Stränge: eine saubere SharePoint-Informationsarchitektur mit einem rollenbasierten Berechtigungsmodell und Governance, die kontrollierte Einführung von KI-Agenten (Langdock) für Agenda, Protokoll und Zusammenfassungen sowie die schrittweise Automatisierung wiederkehrender Gremienprozesse mit Power Automate. Statt einer reinen Entwicklungsaufgabe ist es ein Einführungs- und Befähigungsprojekt: Datenregeln, Human-in-the-loop, Prompt-Abnahme, Best-Practice-Guides und Schulungen sorgen dafür, dass die Lösung im Bankenkontext revisionssicher und nach der Übergabe tragfähig bleibt.
Lösung im Überblick
Drei Arbeitsstränge
M365- & SharePoint-Governance
FertigAufbau der Vorstandsstab-Site mit klarer Informationsarchitektur, rollenbasiertem Berechtigungsmodell (Custom Permission Levels) und Governance-Vorgaben. Konfiguration wird aus dem Flow-Code in SharePoint ausgelagert, der Retention-/Purview-Kontext berücksichtigt.
KI-Agenten mit Langdock
FertigKontrollierte Einführung von KI-Agenten für Agenda, Protokoll und Zusammenfassungen. Mit Prompt- und Agentenbibliothek, Datenregeln/Anonymisierung, Human-in-the-loop und dokumentierter Prompt-Abnahme – bewusst ohne automatische M365-Integration.
Power-Automate-Automatisierung
In UmsetzungSchrittweise Automatisierung der Gremienprozesse in sechs Bausteinen. Erster Baustein – das TOP-Einreichungsformular von Microsoft Forms nach SharePoint – ist umgesetzt; weitere Bausteine (Tagesordnung, Abrechnungen, Mailvorlagen, Planner-Aufgaben) sind in Umsetzung bzw. im Backlog.
Power-Automate-Bausteine (6)
TOP-Einreichungsformular
Microsoft Forms zur Einreichung, Nachreichung und Stornierung von Tagesordnungspunkten. Daten werden automatisch nach SharePoint überführt, der Einreicher erhält eine Bestätigungsmail mit Action-Links.
Vorstandssitzungs-Automatisierung
Automatisierungsbausteine rund um die Vorbereitung und Durchführung von Vorstands- und Risikoausschuss-Sitzungen.
Tagesordnung-Generierung
Erzeugung der Tagesordnung aus den eingereichten und priorisierten TOPs für die jeweilige Sitzung.
Abrechnungen (Microsoft Lists)
Abbildung der Abrechnungen mit Microsoft Lists und Power Automate als strukturierter, nachvollziehbarer Prozess.
Mailvorlagen-Versand
Automatisierter Versand standardisierter Mailvorlagen im Gremienkontext.
Planner-Aufgaben aus Terminen
Ableitung von Microsoft-Planner-Aufgaben aus Sitzungsterminen zur Nachverfolgung offener Punkte.
Projekt im Detail (Case Study)
Problemstellung / Herausforderung
Das Vorstandssekretariat einer Genossenschaftsbank koordiniert sensible Gremienprozesse: Tagesordnungspunkte (TOP) für Vorstands- und Risikoausschuss-Sitzungen werden eingereicht, nachgereicht oder storniert, Agenden und Protokolle erstellt, Aufgaben nachgehalten. Vieles lief bislang über E-Mail, manuelle Dokumentablage und Einzelabsprachen. Daraus ergaben sich eine uneinheitliche Informationsablage, unklare Zuständigkeiten und Berechtigungen sowie ein hoher manueller Aufwand bei Einreichung, Konsolidierung und Nachverfolgung. Zugleich wollte die Bank KI gezielt nutzen, ohne unkontrollierte „KI-Inseln" zuzulassen – im strengen Rahmen von Datenschutz, Governance und bankaufsichtlichen Anforderungen.
Meine Rolle & Beitrag
Als freiberuflicher AI Solution Architect verantworte ich das Projekt von der Prozessaufnahme bis zur Einführung. Mein Beitrag umfasst die SharePoint-Informationsarchitektur und das Berechtigungsmodell (inklusive Custom Permission Levels) mit Governance-Vorgaben, die kontrollierte Einführung der Langdock-KI-Agenten für Agenda, Protokoll und Zusammenfassungen samt Prompt- und Agentenbibliothek, Datenregeln, Human-in-the-loop und Abnahmeprozess, die Konzeption und Entwicklung der Power-Automate-Bausteine sowie KI-Enablement durch Schulungen, Best-Practice-Cheat-Sheets und Prompting-Guides. Ich arbeite eng mit dem Vorstandsstab und der internen IT (im regulatorischen Rahmen des Rechenzentrumsdienstleisters) zusammen.
Lösungsansatz & Architektur
Die Lösung folgt einem mehrstufigen, bewusst Standard-getriebenen Ansatz. Den Kern bildet eine SharePoint-Site des Vorstandsstabs mit klarer Informationsarchitektur, einem rollenbasierten Berechtigungsmodell (Custom Permission Levels) und ausgelagerter Konfiguration. Die fachliche Datenhaltung erfolgt in SharePoint-Listen bzw. Microsoft Lists; Microsoft Forms dient als Eingabe-Frontend, Microsoft Planner zur Aufgabennachverfolgung. Power Automate orchestriert die wiederkehrenden Prozesse über wiederverwendbare Parent-/Child-Flows – konsequent ohne Premium-Connectors. Parallel werden Langdock-KI-Agenten für Agenda, Protokoll und Zusammenfassungen eingeführt – mit Datenregeln, Anonymisierung, Human-in-the-loop und dokumentierter Prompt-Abnahme. Governance und der Retention-/Purview-Kontext stellen sicher, dass Ablage, Berechtigungen und KI-Nutzung den Anforderungen einer Bank genügen.
Digitales Vorstandssekretariat – Lösungsarchitektur
M365-Governance & Berechtigungsmodell
M365-Plattform
Power Automate
Langdock-KI-Agenten
Vorstandssekretariat – Enablement & Betrieb
Governance zuerst, dann M365-Plattform, Automatisierung und kontrollierte KI – getragen von Schulung und Enablement.
Technische Details & Kernfunktionen
SharePoint-Informationsarchitektur & Berechtigungsmodell
Den Kern bildet eine eigene Vorstandsstab-Site in SharePoint Online mit klar strukturierter Ablage und einem rollenbasierten Berechtigungsmodell. Custom Permission Levels bilden die fein abgestuften Zugriffsrechte des Gremienkontexts ab, in dem nicht jede Rolle alles sehen darf. Die fachliche Datenhaltung erfolgt in SharePoint-Listen mit ausführlicher Versionierung und dedizierten Sichten. Konfiguration (z. B. Feld-Mappings) wird bewusst aus dem Flow-Code in eine SharePoint-Bibliothek ausgelagert und über Environment Variables referenziert, um Mandanten- und umgebungsspezifische Werte vom Code zu entkoppeln.
Langdock-KI-Agenten: Agenda, Protokoll, Zusammenfassung
Für wiederkehrende Textaufgaben des Sekretariats werden KI-Agenten auf Basis von Langdock eingeführt – konkret für die Erstellung von Agenden, Sitzungsprotokollen und Zusammenfassungen. Eine kuratierte Prompt- und Agentenbibliothek macht die Ergebnisse reproduzierbar. Bewusst gilt: Human-in-the-loop, klare Datenregeln und Anonymisierung sowie keine automatische M365-Integration – die KI unterstützt, der Mensch entscheidet und gibt frei. Vor der Nutzung stehen dokumentierte Tests und eine Prompt-Abnahme.
Power Automate: Parent-/Child-Architektur, Standard-Connectors
Der erste Automatisierungsbaustein – das TOP-Einreichungsformular – ist als wiederverwendbare Parent-/Child-Flow-Architektur umgesetzt: ein universeller Mapper (Forms-Response → SharePoint-Payload), ein URL-Generator für vorbefüllte Forms-Links, ein Differenz-Rechner für Nachreichungen sowie Bestätigungs-Flows. Drei Kernpfade – Ersteinreichung, Nachreichung (MERGE-Update mit Änderungschronik) und Storno – sind vollständig implementiert und getestet. Die gesamte Lösung läuft ohne Premium-Connectors auf dem Microsoft-365-Standardplan.
Governance, Datenschutz & Betrieb
Da es sich um eine Bank handelt, sind Governance und Revisionssicherheit von Anfang an mitgedacht: Berechtigungen nach Rollen, ausgelagerte Konfiguration, der Purview-/Retention-Kontext für die Ablage sowie der geplante Umstieg von persönlichen Verbindungen auf einen Service-Account vor dem Go-Live. Für die KI-Nutzung gelten dokumentierte Datenregeln, Anonymisierung und ein kontrollierter Einführungspfad, um „KI-Inseln" zu vermeiden und einen einheitlichen, nachvollziehbaren Umgang zu etablieren.
KI-Enablement: Schulungen, Guides, Befähigung
Ein wesentlicher Teil des Projekts ist die Befähigung der Mitarbeitenden. Dazu gehören Langdock-Schulungen (inklusive einer Fortgeschrittenen-Schulung), ein Best-Practice-Cheat-Sheet, Prompting-Guides sowie ein Nutzungsleitfaden. So wird sichergestellt, dass die eingeführten KI-Agenten und Automatisierungen nicht nur technisch funktionieren, sondern im Alltag des Vorstandsstabs sicher und souverän genutzt werden.
Ergebnisse & Mehrwert
Das Projekt überführt die Gremienprozesse des Vorstandssekretariats von verteilter E-Mail- und Dokumentenarbeit in eine strukturierte, governance-konforme M365-Lösung. Die SharePoint-Informationsarchitektur und das rollenbasierte Berechtigungsmodell schaffen eine einheitliche, nachvollziehbare Ablage. Der erste Automatisierungsbaustein – die TOP-Einreichung mit Erst-, Nach- und Stornierungs-Pfad – ist umgesetzt und getestet; weitere Bausteine folgen schrittweise. Mit den Langdock-KI-Agenten kann die Bank KI für Agenda, Protokoll und Zusammenfassungen nutzen, ohne die Kontrolle aufzugeben: Datenregeln, Human-in-the-loop und Prompt-Abnahme sichern den revisionsbewussten Einsatz. Schulungen, Cheat-Sheets und Prompting-Guides verankern die Lösung nachhaltig im Arbeitsalltag.
Gemeisterte Herausforderungen & Lernerfahrungen
Herausforderung: DLP-Restriktionen im Bankenumfeld
Im streng regulierten Tenant der Bank war der Microsoft-Forms-Connector über eine DLP-Richtlinie blockiert, sodass kein automatischer Forms-Trigger zur Verfügung stand. Lösung: Die Flows wurden so gebaut, dass sie zunächst über einen Manual-Trigger mit einem FormsResponseJson-Input laufen, der den späteren Forms-Trigger 1:1 ersetzt. So konnten alle drei Kernpfade vollständig implementiert und getestet werden, während die Freischaltung parallel angefordert wurde – ohne Stillstand im Projekt.
Lernerfahrung: KI kontrolliert einführen statt verbieten
Der Wunsch nach KI traf auf hohe regulatorische Anforderungen. Statt KI zu blockieren oder unkontrollierte „KI-Inseln" entstehen zu lassen, wurde ein kontrollierter Einführungspfad gewählt: definierte Use-Cases (Agenda, Protokoll, Zusammenfassung), klare Datenregeln und Anonymisierung, Human-in-the-loop, dokumentierte Prompt-Abnahme und eine kuratierte Prompt-Bibliothek. So entsteht messbarer Nutzen bei nachvollziehbarem, revisionssicherem Einsatz.
Lernerfahrung: Standard-Connectors & ausgelagerte Konfiguration
Um Lizenzkosten und Abhängigkeiten gering zu halten, wurde die Automatisierung konsequent mit Standard-Connectors umgesetzt. Feld-Mappings und umgebungsspezifische Werte wurden über eine SharePoint-Konfigurationsdatei und Environment Variables aus dem Flow-Code entkoppelt – das erhöht Wartbarkeit und Portierbarkeit und reduziert hartkodierte Werte als Fehlerquelle bei Site- oder Mandantenwechseln.
Herausforderung: Nachreichungen sauber abbilden
Gremienvorlagen ändern sich – Nachreichungen müssen nachvollziehbar bleiben. Lösung: Ein wiederverwendbarer Differenz-Rechner vergleicht den alten mit dem neuen Stand, schreibt über ein MERGE-Update nur die geänderten Felder zurück, pflegt eine Änderungschronik und versendet eine Bestätigungsmail mit einer übersichtlichen Diff-Tabelle. Status-Gates verhindern Änderungen an bereits abgeschlossenen oder stornierten Vorlagen.
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